Tochtorganisatie

Wil je mee met een tocht van Toerkien.org?
Omdat alles zonder bureau-organisatie in Nederland gebeurt, is een paar zaken anders georganiseerd dan als je via een reis-organisatie boekt. Hier lees je hoe het werkt als je met een tocht mee wilt:

1. Kies een tocht en schrijf je zo snel mogelijk in voor een groep.
2. Genoeg deelnemers? De tocht gaat door.
3. Je ontvangt alle benodigde informatie.
4. Voorafgaand aan de reis maak je het geld over naar de gids.
5. Op de afgesproken tijd en plek staat een UIAGM berggids voor je klaar en zijn de hutten voor je gereserveerd.
6. Kosten aan de hut/hotel voor overnachting en eten betaal je ter plekke.

Kiezen van een tocht

In het tochtenoverzicht vind je het programma voor de gehele winter/lente. Per tocht vind je informatie over het gebied, de aard van de tocht en welke eisen er worden gesteld aan je conditie, ski- en alpiene techniek. Door deze opzet worden mensen  samengebracht met hetzelfde niveau en wensen. Bij inschrijving word je gevraagd of je coördinator van de tocht wilt zijn. Wat dit inhoudt lees je verderop deze pagina. 

Hoe eerder je je inschrijft voor een tocht, hoe groter de kans dat dit anderen aantrekt om ook in te schrijven. Immers, een tocht met 1 of meer ingeschreven deelnemers maakt meer kans om door te gaan dan een tocht die nog geen inschrijvingen heeft. Bij elke tocht is het aantal huidige inschrijvingen te zien.

Er zijn ook toerskiërs die regelmatig met dezelfde mensen op pad gaan. Deze groepen kunnen natuurlijk ook inschrijven voor één van de tochtsuggesties die wij al hebben gepubliceerd. Het is echter ook mogelijk om een andere tocht te organiseren. Daarvoor kun je het beste even een mailtje sturen met je wensen, dan kunnen we je wat ideeën leveren. Als je nog een extra deelnemer voor je groep zoekt, dan kan de tocht ook nog op de website worden gepubliceerd. Je moet dan wel zelf de omschrijving maken.

Voor alle informatie over de tochten geldt dat deze een indicatief karakter heeft. Afwijkingen van het voorgenomen programma, vanwege bijvoorbeeld het weer of de lawinesituatie, zijn bij toerskiën vanzelfsprekend soms nodig. Alle informatie over bijkomende kosten is gebaseerd op prijzen zoals bekend in de voorafgaande zomer. In het volgende jaar kunnen die natuurlijk iets afwijken.

Als er genoeg deelnemers zijn gaat de tocht door

Voor elke tocht geldt er een minimumaantal en een maximumaantal deelnemers. Het maximum wordt bepaald door wat het gidsenbureau als veilig ziet. Voor het minimumaantal geldt de doorwrochte formule: min = max – 1. Tot zes weken voor vertrek kunnen mensen inschrijven voor een tocht. Zodra het minimumaantal bereikt is, geeft de coördinator namens de groep de boeking door aan het gidsenbureau. Die kunnen dan de hutten en een gids reserveren voor je.

Als zes weken voor vertrek het minimumaantal deelnemers precies gehaald is, dan gaat de tocht ook door. Mocht zich nog iemand melden, dan kan die meestal nog mee, maar de andere deelnemers hebben alvast de zekerheid over het doorgaan van hun vakantie.

Als op dat moment het minimumaantal deelnemers niet is bereikt, dan wordt de tocht automatisch verwijderd. Iedereen die heeft ingeschreven krijgt hierover een mailtje. Indien deelnemers met een kleiner aantal op pad willen, dan mag dat ook, vanzelfsprekend gaan de kosten dan evenredig omhoog.

Coördinator is centraal punt in de groep

Voor elke groep is er een coördinator. De coördinator is het centrale aanspreekpunt voor de groep en voor de gids en heeft de volgende taken:

• de coördinator controleert of de mensen die zich aanmelden de juiste ervaring en skills hebben;
• de coördinator geeft de deelnemers door aan het gidsenbureau, zodra het minimumaantal bereikt is. Elke deelnemer stuurt daarvoor een kopie van zijn inschrijving naar de coördinator;
• de coördinator verzorgt namens de groep de communicatie met het gidsenbureau;
• de coördinator zorgt ervoor dat iedereen tegen het einde van de toer een advies krijgt voor een volgende tocht en dat dit advies aan het profiel van de deelnemers wordt toegevoegd;
• de coördinator organiseert een (online) preünie (om elkaar even te treffen voor je op pad gaat en om bijvoorbeeld samen reisafspraken te maken) en een reünie
• de coördinator modereert de discussies op de tochtpagina;
• de coördinator controleert aan het begin van de tocht de gidsenkaart van de berggids. 

De coördinator heeft geen speciale alpiene of skitechnische bekwaamheden. Hij gaat gewoon op vakantie, net als alle andere deelnemers. Hij heeft op de berg dezelfde verantwoordelijkheden als ieder ander. De coördinator krijgt geen vergoeding voor zijn werkzaamheden. 

Bij inschrijving word je gevraagd of je de rol van coördinator op je wilt nemen. Als niemand zich hiervoor aanmeldt, is de eerste inschrijving automatisch de coördinator. 

Extra informatie via website en preünie

Via de website krijgen mensen die zich hebben ingeschreven nog extra informatie over de tocht die ze willen maken. Op de tochtpagina wordt extra informatie zichtbaar wanneer je inschrijving actief is geworden. Je moet daarvoor wel ingelogd zijn. Daarnaast is er tijdens de preünie de mogelijkheid om nadere afspraken met elkaar te maken en informatie uit te wisselen.

Boeken en betalen direct bij het gidsenbureau

Je boekt als groep direct bij het gidsenbureau. Iedere deelnemer krijgt een persoonlijke factuur van het gidsenbureau en maakt zelf zijn geld over. Wij werken daarbij samen met gidsenbureaus waar wij al jaren zeer goede ervaringen mee hebben.

Toerskien.org en haar initiatiefnemers zijn geen contractpartij tussen deelnemers en het gidsenbureau. Daardoor wordt een hele laag uit de kostenstructuur gesneden. Alle prijzen zijn door het gidsenbureau gecalculeerd op het minimumaantal deelnemers. Als zich meer mensen melden, dan worden er geen meerkosten in rekening gebracht. Dan wordt de tocht voor iedereen goedkoper. Dat voordeel is geheel voor de deelnemers. Het is dus aantrekkelijk om zelf ook een beetje te werven voor je tocht en daarvoor extra informatie toe te voegen aan de tochtpagina. Het maximumaantal wordt vanwege de veiligheid strak gehandhaafd.

Juridisch zijn er wel enkele verschillen met het boeken van een reis bij een Nederlandse touroperator of een reisbureau. Zo zijn deze organisaties sinds 2014 bijvoorbeeld wettelijk verplicht om een garantiefonds (zoals de ANVR-garantie) te hebben, waaruit reizigers schadeloos gesteld kunnen worden bij faillissement van de touroperator of een hotel, repatriëring in geval van rampen of binnenlandse onlusten. Verder is een Nederlandse touroperator verplicht voor alternatieven of schadeloosstelling te zorgen als bijvoorbeeld een geboekt hotel afbrand. Dat soort garanties krijg je niet als je als groep direct bij een buitenlands gidsenbureau boekt. Voor de meeste toerskiërs is dat een overzienbaar risico. De meeste van onze deelnemers kennen de gidsen ook al. Je boekt in de meeste gevallen alleen een gids en het gidsenbureau zal bij ziekte o.i.d. altijd een andere gids zoeken. Als er een hut afbrandt, zal hoe dan ook een alternatief gezocht moeten worden, en zal in de meeste gevallen het weekprogramma daarop moeten worden aangepast door een andere hut te zoeken.

Er staat een berggids voor je klaar

Het gidsenbureau reserveert de hutten en zorgt dat er een erkende en enthousiaste UIAGM-berggids voor je klaar staat op het ontmoetingspunt. Ook als het weer tegenzit, het lawinegevaar hoog is, de deelnemers niet genoeg conditie hebben of er een hut afbrandt, zal hij proberen er toch nog een mooie toerskitocht van te maken.